Bizotsan volt már vagy láttál már megbukott projektet. De vajon hogy kell jól csinálni? Józsa Erikával, a SANOFI/Chinoin CIO-jával beszélgetek arról, hogy miért éppen a változásmenedzsment cégük kultúrájának egyik legfontosabb eleme.

Egymást követik nálatok a sikeres informatikai projektek. Ennek köszönhetően 2007-ben az év CIO-jának választottak. Hogyan merült fel nálatok a változásmenedzsment gondolata?
A változáskezelés, - ha nem is ennyire tudatosan és kifinomultan, ahogy ezt manapság műveljük - mindig része volt a projekt menedzsment módszertanainknak.
Döntő fontosságú volt, 2005 elején, a menedzsment változáskezeléssel kapcsolatos álláspontjának kihirdetése: ha tudom, hogy mi az, amit el szeretnék érni, ha tudom, hogy mi lesz ebből az új, ha tudom, hogy mi az, amit megtartok a régiből, akkor megvan mindaz, amit meg kell változtatnunk.
Mi a változáskezelést önmagában, tanítjuk. A változás kezelés elemeit folyamatosan frissítjük. Van egy csapat a központban, aki a tananyagot naprakészen tartja és beépíti az eddigi tapasztalatokat a különféle projektekből.

Honnan ismerem fel, hogy változás menedzsmentre van szükség? Vannak-e tipikus tünetek?
Tipikus tünet az, hogy kommunikációs nehézségek vannak, a döntések végrehajtása akadozik vagy pl. az érintett munkatársak nem tudnak megfelelően dolgozni a kész eszközzel, nem hozza az elvárt eredményeket, nem azzal a hatékonysággal használjuk, nem tudunk élni a lehetőségeivel.

Megfogható-e egyértelműen a változás menedzsment üzleti előnye?
Egyértelműen. Ugyanis rengeteg pénzt, időt, energiát fordítunk arra, hogy megvalósítsunk egy-egy projektet. Pl., egy tervezőrendszer bevezetése sok millióba kerül. Ha ezt a pénzt úgy költjük el, hogy a logisztikusok nem tudják használni, vagy az eredmények hibásak, mert hibásak a törzsadatok, az egész beruházás feleslegessé válik. Ez önmagában jelentős veszteség.
Másrészt, ha a jelenlegi kapacitásaimat jobban ki tudom használni, akkor nem kell beruháznom, nem kell gépsort vásárolnom nem kell új embereket felvennem, hanem a meglévő erőforrásaim jobb kihasználásával tudom ugyanazt az eredményt elérni. Ez a vállalat profitabilitását növelő tényező.

Vannak-e olyan képességek, amiket egy változásmenedzsernek feltétlen birtokolnia kell?
A legfontosabbak a jó kommunikációs képesség, a tolerancia képesség, rugalmasság és az elfogadás képessége.
Kicsit jobban körbe írnám az elfogadás képességét: A lényeg, hogy megérti a másikat. Nem elutasít, nem elfogadja azt, hogy ő más, hanem képes belelépni a cipőjébe, megérteni az indítékait, a nehézségeit, a problémáit és attól kezdve az ő szemszögéből nézve segíteni abban, hogy ezt a változást, hogy lehet elfogadni.

Van-e esetleg egy rövid sztorid, ahol éppen egy változásmenedzsernek köszönhetően fordult meg egy projekt sorsa?
Az egyik nem magyar telephelyünkön a termelésirányítási rendszer nagyon elavult volt, 30 évvel ezelőtti technológia. Kb. 3-4 nap késéssel jutottak be a rendszerbe az információk. Hónap végén álltak össze nagyjából az eredmények, hó közben igazából senki nem tudta, hogy mi történik.
Az új informatikai rendszer egy olyan online informatikai megoldás volt, amelyben attól pillanattól, hogy a raktáros a beérkezett anyagokat, bevételezte a raktárba, egészen addig, amíg a végterméket kiszállították, minden érintett tudta, hogy mikor mi történik. A pénzügy mindig látta, hogy a beszerzés aktuálisan milyen árat alkudott ki, és ez, hogyan viszonyult a budget árhoz képest, stb. Az információk naprakésszé és követhetővé váltak.
A rendszer, a módszer, az új elv sok ellenérzést szült:

• A középvezetők úgy érezték, hogy a fontosságuk megszűnik. Nem azt érezték, hogy átalakul a rendszer és kapnak egy új, sokkal erőteljesebb eszközt a kezükbe, amelyekkel hatékonyabban tudnak dolgozni, hanem úgy érezték, hogy feleslegessé válnak.
• A dolgozók megijedtek attól, hogyha valamit elrontanak, rosszul használják a programot, akkor azt mindenki látni fogja. Ráadásul olyan számonkérések indulnak majd, amitől esetleg el is veszthetik munkájukat vagy rosszabb lesz a megítélésük.
• A hierarchia összes szintjén mindenki blokkolódott a változás hatalmas voltától és a saját munkájára vonatkozó új elvárásoktól.

Ez volt az a projekt, ahol a változáskezelés átfordította a projektet a holdponton, mert a változáskezelés segített értelmezni ezt a változást.
Segített megtalálni a változásban mindazt, ami jó, nemcsak a negatívumot látni. Feltárni mindazt, ami a munkában jelentős és hasznos, és amit tovább tudnak vinni. Megmutatni, hogy mivel bővül ki az eszköztár és mi az, amit már nem kell csinálni ettől kezdve. Fontos eredmény volt, hogy azok a fizikai dolgozók, akik előtte rettegtek az informatikai eszközök használatától, büszkék voltak arra, hogy tudják kezelni ezeket az eszközöket és olyan informatikai tudásra tesznek szert, amivel otthon a gyerekeiknek tudnak dicsekedni.